SmartTools Attachment AutoSave 5.9 für Outlook

Anhänge komfortabel auf der Festplatte auslagern

Mailanhänge sind eine echte Belastung für Ihre Outlook-Datendatei oder Ihr persönliches Postfach auf dem Exchange-Server. SmartTools Attachment AutoSave löst das Problem durch zuverlässiges Auslagern der Anhänge ohne dass die Verbindung zur Mail verloren geht. Vom Privatanwender bis zum Großunternehmen kommt die Erweiterung inzwischen zehntausendfach in den unterschiedlichsten Arbeitsumgebungen im Einsatz.

Outlook-Datendateien und Exchange-Postfächer lassen sich mit minimalem Aufwand komplett von der Speicherlast umfangreicher Anhänge befreien, ohne dass Sie dafür Nachteile in Kauf nehmen müssen, denn alle Anhänge sind weiterhin aus der Mail heraus verfügbar und können bei Bedarf sogar wieder in die Mail zurückgeholt werden.

Wir haben SmartTools Attachment AutoSave 5.9 komplett überarbeitet – die neue Version bietet nicht nur ein neues modernes Design, sondern ist auch schneller geworden und bietet zahlreiche interne Optimierungen sowie Anpassungen an die letzten Office 365/Microsoft 365- und Windows-Updates. Ebenso ist nun das Speichern von Anhängen aus signierten Nachrichten möglich.

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Flexibles Anhangmanagement perfekt auf Sie abgestimmt

Manuell per Mausklick oder auch voll automatisch nach von Ihnen festgelegten Regeln, werden Anhänge in einem beliebigen Verzeichnis auf Ihrer Festplatte oder im Netzwerk gespeichert und anschließend aus der Mail entfernt. Das funktioniert für jede beliebige Mail in Outlook - also sowohl für empfangene als auch für gesendete Nachrichten. Darüber hinaus bietet Ihnen das Add-In diese Möglichkeiten für ein flexibles Anhangmanagement:

• Ihr Outlook und/oder das Exchange-Postfach sind damit bereits entlastet, aber Sie können dennoch ganz normal mit Ihren Nachrichten weiterarbeiten, weil die Verbindung zwischen jeder Mail und den zugehörigen Anhängen nie verloren geht. SmartTools Attachment AutoSave sorgt automatisch für eine Verknüpfung, die jederzeit in dem neuen AutoSave-Bereich unter dem Vorschau- oder unter dem Nachrichtenfenster zu sehen ist.
• Sie können immer aus jeder Nachricht mit einem einzigen Mausklick auf alle zugehörigen Anhänge zugreifen.
• Wenn Sie die Mail weiterleiten, kann SmartTools Attachment AutoSave die ausgelagerten Anhänge automatisch wieder in die neue Nachricht einfügen, so dass der Empfänger die kompletten Daten enthält.
• Sie können sich aber auch für Ihre eigenen Mails jederzeit neu entscheiden, und eine bereits ausgelagerte Datei wieder in die Originalnachricht einfügen, so dass der Ursprungszustand wiederhergestellt ist.
• Obwohl die ausgelagerten Anhänge nicht mehr in der Mail gespeichert sind, wird dennoch weiterhin die Büroklammer im Posteingang angezeigt, so dass Sie Nachrichten mit und ohne Anhänge jederzeit unterscheiden können.

Anhänge manuell für jede Nachricht bearbeiten

Ganz einfach können Sie die Anhänge auslagern, löschen oder auch in der zugehörigen Anwendung öffnen. Anstelle des Dateinamens erscheint nach dem Auslagern der komplette Pfad zu dem Ordner, in dem die Datei auf Ihrer Festplatte oder im Netzwerk abgelegt wurde. So genügt weiterhin ein Doppelklick auf die Anhangdatei, um sie aus der Nachricht heraus sofort zu öffnen oder anzuzeigen.

Anhänge aus markierten Nachrichten manuell auslagern

Um Ihnen die Arbeit so einfach wie möglich zu machen, werden Ihnen bei der manuellen Ablage automatisch Ordner vorgeschlagen, in die Sie bereits in der Vergangenheit Anhänge desselben Absenders ausgelagert haben. Außerdem steht eine Liste mit Favoritenordnern zum schnellen Zugriff auf Ihre wichtigsten Ablageordner zur Verfügung.

Anhänge aus markierten Nachrichten automatisch auslagern

Die meisten Anwender erhalten regelmäßig Nachrichten mit Anhängen, die immer wieder nach demselben Muster abgelegt und verarbeitet werden müssen. Legen Sie mit wenigen Mausklicks ein oder mehrere Kriterien wie "Absender", "Betreffzeile", "Anhangtyp", "Anhanggröße" usw. fest und entscheiden Sie, was mit den Anhangdateien aus diesen Mails passieren soll. Einige Beispiel für empfangene und gesendete Nachrichten:

• Anhänge nach Projekten oder Kunden in bestimmten Festplatten-Ordnern ablegen
• Sammeln Sie Anhänge von einem bestimmten Absender in einem zentralen Verzeichnis
• Stellen Sie Anhänge über ein Serververzeichnis anderen Mitarbeitern zur Verfügung
• Legen Sie ausführbare Anhänge in einem Virenscanner-Verzeichnis ab
• Sortieren und archivieren Sie Grafiken oder PDF-Dokumente nach Datum, Absender oder Projektnamen
• Erhalten Sie Faxe als Bilddatei per E-Mail? Mit SmartTools Attachment AutoSave können Sie die Bilder automatisch speichern und mit der Anwendung Ihrer Wahl öffnen
• usw.

SmartTools Attachment AutoSave arbeitet alle Nachrichten für Sie ab und organisiert Ihre Anhänge genau so, wie Sie es in den Regeln festgelegt haben.

Anhänge voll automatisch beim Empfang neuer Nachrichten auslagern

Aber es geht sogar noch einen Schritt weiter: auf Wunsch können Sie den Posteingang und beliebige weitere Ordner voll automatisch überwachen lassen. Sobald neue Nachrichten eingehen oder in einen überwachten Ordner verschoben werden, kümmert sich SmartTools Attachment AutoSave um die korrekte Verarbeitung nach Ihren Regeln.

Definieren Sie außerdem bei Bedarf weitere Arbeitsschritte, die SmartTools Attachment AutoSave ausführen soll. Zum Beispiel:

• Anhang drucken
• Anhang löschen
• Anhang als PDF ausgeben
• Anhang öffnen und anzeigen
• Anhang an ein beliebiges anderes Programm zur Verarbeitung übergeben (mit Parametern!)

Anhänge aus kompletten Nachrichtenordnern archivieren

Auch die nachträgliche Bearbeitung und Archivierung der Anhänge aus kompletten Outlook-Ordnern ist mit SmartTools Attachment AutoSave möglich. Legen Sie dann auf Wunsch einen Zeitraum fest (zum Beispiel alle Anhänge aus dem Jahr 2024, aus dem 1. Halbjahr 2024 usw.) und starten Sie die automatische Verarbeitung nach Ihren Regeln.

Nutzen Sie vielfältige Archivierungsoptionen zur Speicherung der Anhänge: neben einem festen Verzeichnis wie etwa "\Meine Mail-Anhänge" können Sie den Unterordner bei Bedarf flexibel erstellen lassen – etwa nach Datum, Jahr, Absendername, Absenderadresse oder Erweiterung und als Ergebnis erhalten Sie:

... oder

...oder

...und so weiter.

Die Anhänge werden automatisch in die passenden Ordner gelegt und automatisch passend benannt - zum Beispiel "2024-02-13 – Anhang.pdf" oder ganz andere Kombinationen. SmartTools Attachment AutoSave Pro 5.9 bietet einen komfortablen Dialog, in dem Sie den Dateinamen praktisch beliebig aus verschiedenen Platzhaltern und Trennzeichen zusammensetzen lassen können:

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